Anders als beim Wappenrecht stand grundsätzlich jedem, der unbeschränkt rechtsfähig war, das Siegelrecht zu. Sofern er ein Siegel führte und einen Grund zum Siegeln hatte. Doch gab es dabei grundlegende Unterschiede, je nach der Gültigkeit, die dem Siegel in den Augen anderer zukam. So setzte das "Siegeln in fremder Sache" die hohe Qualität des Siegels voraus, damit die Bestätigung dem Empfänger von Nutzen sein konnte. Dabei war der nicht eindeutig festgelegte Kreis der Inhaber von sigilla authentica bevorzugt. Damit ein Siegel abgesehen von der Stellung seines Inhabers eine solche Authentizität erlangen konnte, war es notwendig, dass jedem Siegelinhaber ein bestimmtes Siegel - sei es durch seine Form oder das Siegelbild - zugeordnet werden konnte. Und das dies Siegel nur von diesem einen Inhaber verwendet wurde. Im Mittelalter gab es beträchtliche Strafen für die Vergehen "Siegelmissbrauch" und "Siegelfälschung", um diese Vrraussetzungen zu erhalten. Daneben gab es die verschiedensten Arten der Aufbewahrung der Siegel. Besonders bei den "mächtigen" Siegeln, so z.B. der Verschluss mit mehreren Schlüsseln und Aufbewahrung derselben in verschiedenen Händen. Unterbunden werden konnte die Siegelfälschung, bzw. der Siegelmissbrauch auch durch die teils drakonischen Strafen nicht.
Grundsätzlich konnte jedoch auch eine einzelne Institution unterschiedliche Siegeltypen führen. Das konnte seinen Grund zum einen in einem Siegelverbot oder einer Siegelbeschädigung haben, zum andern in einem Herrscherwechsel, der das Schneiden eines neuen Siegels notwendig machte.
In einer Kanzlei fanden aber auch verschiedene Siegel für verschiedene Zwecke oder auch verschiedene Regionen eines Herrschaftsgebietes Verwendung. Die Könige benutzten z.B. für besonders feierliche Anlässe, für die Erstellung von Diplomen, das Große Siegel oder Majestätssiegel, mit dem Bild der majestas. Dagegen wurden Mandate und kleinere Verfügungen mit dem Kleinen Siegel beglaubigt. Zur zusätzlichen Sicherheit, für den internen Gebrauch oder als Geheimsiegel spielte das sogenannte Sekretsiegel eine Rolle, dem teilweise noch ein weiteres Siegel auf der Rückseite (Rücksiegel) des Großen oder Kleinen Siegels hinzugefügt wurde. Doch auch diese verschiedenen Siegel einer Institution waren ihr genau zuzuordnen.