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Um die Echheit und/oder die Herkunft einer Urkunde zu bestimmen, muss man zunächst die äußeren und inneren Merkmale der Urkunde überprüfen. Goetz_2006 S.228-274
Äußere Merkmale:
Beschreibstoff, Schrift, Beglaubigungsmittel. Diese lassen sich sicher nur am Original genau betrachten. Jedoch bieten auch Fotos eine Möglichkeit, diese annähernd zu überprüfen.
Innere Merkmale:
Sprache und Stilisierung des Textes, Formulierung der einzelnen Bestandteile der Urkunde, Nennung der Zeugen. Diese Merkmale lassen sich auch an einer Abschrift oder einem Druck der Urkunde überprüfen.
Die Überprüfung der verschiedenen Merkmale an einer Urkunde zeigt deutlich, wie wichtig ein Zusammenspiel der verschiedenen historischen Hilfswissenschaften untereinander ist. Ohne Wissen besonders aus den Bereichen der Chronologie, Paläographie und Sphragistik lassen sich einige der Merkmale kaum überprüfen und damit auch eine eventuelle Fälschung nicht erkennen.
Für beide Kategorien gilt jedoch auch, dass sie in ihrer Ausprägung von der jeweiligen Zeit und den örtlichen Gewohnheiten abhängen. Auch die Qualifizierung des Ausstellers und seiner Bediensteten, sowie seine Absicht, seine Gebräuche und durchaus auch sein Stand beeinflussen die Merkmale einer Urkunde. Daher ist das Wissen um ein in der Umgebung des Ausstellers existierendes Kanzleiwesen und dessen Gewohnheiten von Nutzen, um die Urkunde einordnen zu können. Sollte es keine eigene Kanzlei in der Umgebung des Ausstellers geben, so handelt es sich mit Wahrscheinlichkeit um eine vom Empfänger verfasste und vom Aussteller nur bestätigte Urkunde (Empfängerausfertigung) und die Überprüfung muss anhand der Eigenheiten des Kanzleiwesens auf Empfängerseite erfolgen.
Für eine genaue Untersuchung einer Urkunde benötigt man also nicht nur die historischen Hilfswissenschaften, sondern auch "allgemeine" historische Kenntnisse über den Entstehungszeitraum der Urkunde.