Urkunden aus dem Mittelalter liegen uns in verschiedenen Varianten vor: Einmal im Original - die Urkunde wie sie der Austeller ausgab - und in der nichtoriginalen Form, also als Abschrift.
Die Originale können uns heute auch mehrfach vorliegen, wenn die Urkunde für verschiedene Empfänger ausgestellt wurde, die von dem Inhalt der Urkunde betroffen waren. Oder auch, wenn einem Empfänger die Urkunde mehrfach ausgestellt wurde.
Bei der Überlieferung in nichtoriginaler Form gibt es zwei große Gruppen. Die Überlieferung als Schriftstück mit Rechtskraft und die Überlieferung als Schriftstück ohne Rechtskraft.
In die Gruppe der Stücke mit Rechtskraft fallen solche, die vom Aussteller selbst oder von seinem Rechtsnachfolger erneuert oder bestätigt worden sind. Bei der Bestätigung durch den Rechtsnachfolger wird der Text der Urkunde oft in eine neue Urkunde wörtlich eingefügt, inseriert. Diese neue Urkunde, das Transsumpt, bindet nun den neuen Aussteller auch an den Text der inserierten Urkunde. Ebenso gehören die Stücke in diese Gruppe, die eine beglaubigte Abschrift der Originalurkunde sind. Diese Stücke nennt man Vidimus.
In der Gruppe der Stücke ohne Rechtskraft finden sich die Nichtoriginale, die für den kanzleiintern, privaten oder auch wissenschaftlichen Gebrauch angefertigt worden sind. So zum Beispiel Abschriften, Nachdrucke, Fotografien oder in den Kanzleien die Kopialbücher, Registern und Formel- bzw. Konzeptsammlungen.