Schritt 1: Lesen der Quelle
Ein erster Schritt ist das Lesen, Transskribieren und eventuell Übersetzen des Textes mit Hilfe der Paläographie, Diplomatik des Mittellatein. Neben der reinen Wiedergabe muss der Text jedoch auch verstanden und in einen historischen Kontext eingeordnet werden. Hierfür benötigt man die Hilfswissenschaften Chronologie für die zeitliche und historische Geographie für die räumliche Einordnung, sowie die Onomastik und Genealogie für die Rekonstruktion der Personen. Auch müssen die Beglaubigungsformen und bildliche Darstellungen aufgenommen werden. Hierbei helfen die Sphragistik und Kunstgeschichte.
Beispiel 1: Hamburg
Noverint universi, quod nos, Nycolaus Fransoyzer, Thydericus Uppemperde, Henricus Hoop, Johannes Milites, Henricus Brytzerdorp, proconsules, Thidericus Wrak, Johannes Stendal senior, Johannes Kyl, Albertus de Gheldersen, Reynerus Grove, Thydemannus Wulfhaghe, Henricus Hoyeri, Johannes Alveld, Hermannus Biscoppingh et Nicolaus Ghulczowe, consules, advocatus seu iudex secularis, magistri officiorum machanicorum, iurati ecclesiarum parochialium, burgenses et universitas seu commune opidi Hamborgensis, Bremensis dyocesis, facimus constituimus et ordinamus nostrum verum et legitimum procurorem et nuncium specialem discretum virum, dominum Johannem de Wunstorpe, clericum et capellanum nostrum, in omnibus et singulis causis nostris, quas habuimus et habemus cum honorabilibus viris, dominis, preposito, decano, canonocis et capitulo ecclesia Hamborgensis et ad petendum et recipiendum absolutionem a quibuscunque sentenciis et excommunicationum et interdictorum in nos seu universitatem nostram a quibuscunque iudicibus, in curia Romana vel extra quomodocunque vel qualitercunque, de facto vel de iure, prolatio simpliticer vel ad cautelam, prout sibi magis et melius videbitur expedire; et ad prestandum iuramenta de stando mandatis ecclesia in animas nostras et cuius libet nostrum et omnia alia et singula faciendum que in premissis et circa premissa et quolibet premissorum nostri nomine et cuius libet nostrum et universitatis nostre necessaria fuerint seu quomodolibet oportuna, gratum et ratum habitari quidquid per dictum procuratorem nostrum in premissis et quolibet premissorum actum fuerit sine procuratum. Datum et actum Hamborch in nostro consistorio anno Domini M°CCC° quinquagesimo quinto, in die beati Clementis martiris, sub nostro secreto.
Beispiel 2: Preußen
Allirdurchluchster furste, grosmechtiger liber besunderer herre. Wir bitten euwir grosmechtik[eit], das ir gnediclich geruchet an czu sehen die fruntliche berichtunge des ewigen fredes czwisschen euwern gnaden und uns[er]m ordin besteteget und gemachet, dy selbige auch nuo bestetiget[ ] ist von unserm gnedigen herren Romisschen und Ungrisschen etc. konige, das ir hern Adam Swynechin und synen bruder gnediclichen irre guter und was ingenomen ist geruchet weder czu keren noch uswysunge derselben berichtunge, der sie ymmer billich sullen genyssen. Und bitten und vormanen euwir grosmechtikeit, das ir euch hir inne so gunstiglich bewyßet, das siea) sich der berichtunge und unsere bethe mogen frouwen. Und bitten euwer gnade das ir dem hochgeborenen herczog Semowito us der Mazow do von weldet schreyben, dem wir eczwy dicke gesc[riben] haben bittende, das her in ire gutere weder kerte, der sich alle cziet mit euwir gnaden entschuldet, alzo wen her euwern willen dor anb) irkenne, so welle her in ire gutere gerne weder keren. Unde bitten des van euwern gnaden eyn gutlich entwort. Geg[eben] uf unserm husse Marienburg am Sunntage Oculi anno etc. XIII.
Beispiel 3: Rhodos
Frater Petrus d'Aubusson Dei gracia sacre dom[us] hospital[is] Sancti Johannis Jh[e]r[oso]li[mi]tani magister humil[is] ac pauper[um] Jh[es]u Chr[ist]i custos et nos convent[us] Rhodi domus eiusd[em] uniuers[is] et singul[is] n[ost]ras h[uius]mo[d]i l[itte]ras visuris audituris et lecturis salutem in domino sempiternam.
Serie presenci[um] notum sit q[uod] ad instanciam et requisicionem religiosi in [Christo] nob[is] [carissimi] fratris Johannis Renguis, preceptoris de Treves, infra scriptam sentencia[m] ex actis capituli general[is], anno M IIIIC LXXVIII Rhodi celebrati, extrah[i] explicari[que] fecim[us] et in hanc formam redigi h[uius]mo[d]i sub tenore:
Die XVIIII Decembris M IIIIC LXXVIII. Super differencia vertente inter d[ominum] fratrem Johannem Renguis ac Johannem Farsati racione precepto[rie] Valisdrome, quam idem frater Johannes Renguis asserit sibi pertinere tamq[uam] unitam precepto[rie] de Treves, quam unionem invenit post sentenciam lata[m]
per reverend[issimum] d[ominum] magistrum et consil[ium] ordinarium, coram quo protestatus est et reservavit ius suum, si pro futuro unio reperiretur, asserente eodem d[omino] fratre Iohanne Farsati, q[uod] super hac differencia sentencia est lata, que [n]on debet [r]etractari secund[um] formam stabilimento[rum] cum cognici[o] fratr[ibus] militum et servienc[iu]m pro cabimenta spectat r[everendissi]mo d[omino] magistro et reverendo consilio ordinario et fuerunt dati termini competentes ad perquirend[um] registra eidem fratri Johanni de Renguis, qu[e] perqui[sivit] et non invenit [eandem] unionem. Auditis dictis partibus earumque racionib[us] intellectis fuit per r[euerendiss]imi d[ominum] magistrum et reverendum consilium completum reservacionis capituli general[i] cum scrutinio balota[rum] iudicatum et sentenciatum, q[uod] dicta preceptoria Valisdrome in vim unionis dudum facte pertinet et spectat ipsi fratri Joh[an]ni Renguis racione preceptorie de Treves, cui est unita, non obstante sentencia lata, in qua tunc non appa[rint] de [dicta] unione.
Et quia hoc extractum cum originali concordatum unum et idem esse invenim[us], ideo in fidem et testimon[ium] premissorum bulla nostra com[mun]is plumbea present[ibus] est appensa.
Datum Rhodi in nostro conventu die vigesima secunda mens[e] Decembris anno ab incarnacione Dei millesimo quadringentesimo septua[ge]simo octavo.